Processo de 4 etapas para terceirização de processos de negócios: Como funciona o BPO?

1. Mapeamento de processos em uma empresa de BPO

No que se refere ao gerenciamento de processos de negócios (BPM), o mapeamento de processos de negócios é uma ferramenta eficaz para representar graficamente as fases do processo e delinear como um processo deve funcionar do início ao fim.

Nesse método, os procedimentos corporativos são diagramados de modo que todos os participantes do processo possam ter uma visão geral e trabalhar juntos para atingir objetivos comuns. Por meio do uso de diagramas, fluxogramas e símbolos, o mapeamento de processos de negócios pode fornecer respostas às três preocupações fundamentais a seguir.

2. Modelagem de fluxo de trabalho

Modelagem de fluxo de trabalho BPO

Os fluxos de trabalho são procedimentos predeterminados usados para atingir o objetivo comercial desejado. Considere a prática de orientar os novos contratados. O processo de integração pode ser simplificado e uniforme com o desenvolvimento de um procedimento.

Agora a questão é: como organizar os esforços de suas equipes em um processo simplificado? Para ajudar com isso, considere o uso de um modelo de fluxo de trabalho.

Para simplificar, um modelo de fluxo de trabalho é uma ilustração diagramática de um fluxo de trabalho. Ele oferece uma visão panorâmica de todo o processo, do início ao fim, a partir da qual você pode identificar os pontos fracos.

A equipe pode seguir facilmente as etapas do modelo de fluxo de trabalho e garantir que não perca nada. Ele permite a supervisão total de qualquer operação.

Uma organização pode se beneficiar do desenvolvimento de modelos de fluxo de trabalho ao:

• Maximizar a eficiência em seu trabalho
• Prevenir erros
• Simplificar tudo o que for possível
• Gastar menos com a administração da empresa
• Aumentar a qualidade de suas ofertas

3. Seleção do provedor de serviços

Para que uma empresa tenha um bom desempenho no mercado global, ela precisa manter um fluxo de trabalho tranquilo e gerenciável para realizar tarefas importantes. O aspecto mais importante a ser trabalhado é fazer melhor uso dos recursos.

A resposta é entregar as tarefas de back-office a um prestador de serviços externo que seja bom em fazê-las. Um dos melhores aspectos da contratação de um BPO é que ele pode ajudar uma empresa a otimizar muitas tarefas de escritório de uma só vez.

O setor de BPO é muito melhor do que montar uma equipe para fazer essas coisas internamente. Além de levar muito tempo, também requer muito dinheiro. Por esse motivo, uma empresa precisa pesquisar antes de escolher um provedor de serviços externo.

Aqui estão quatro dicas para considerar uma empresa de BPO:

Veja a porcentagem de pessoas que recomendariam este produto a outras pessoas

Ao procurar uma empresa de BPO, faz sentido priorizar a experiência anterior. A qualidade do trabalho deles também é algo que você deve conhecer. Felizmente, há uma maneira de avaliar seu desempenho no passado.

O Pontuação Líquida de Promoção (NPS) mede a probabilidade de um cliente recomendar um produto ou serviço a outras pessoas. O Pontuação Líquida de Promoção (NPS) avalia a capacidade de uma empresa de reter e encantar sua clientela.

Esse sistema de classificação pode medir a fidelidade dos clientes. Na maioria dos casos, isso incluirá a administração de uma pesquisa a um grupo de pessoas que manifestaram interesse em participar.

Escolha uma empresa de BPO que possa se adaptar a você

Depois de escolher uma empresa de BPO com uma porcentagem altamente recomendada, muitas empresas descobrem que suas plataformas mundiais não são facilmente integradas ao software usado pelo provedor de serviços local. Embora essa catástrofe possa ser facilmente evitada, ela tem consequências generalizadas para o mundo econômico.

Se estiver procurando fornecedores mundiais de BPO, escolha um que possa se conectar à sua infraestrutura global existente. Escolha um departamento de TI terceirizado com o qual você possa se comunicar, caso não tenha nenhuma interface no momento. As empresas de BPO ajudarão você a fazer uma escolha bem informada e estão preparadas para trabalhar com você.

Interessada em seu sucesso

Embora entrar em contato com outras pessoas seja mais simples do que nunca, encontrar uma preocupação genuína de empresas e outros indivíduos tornou-se mais desafiador. As discussões reais estão se tornando uma mercadoria no mundo dos negócios, enquanto o valor pessoal se transforma em uma prática comercial ultrapassada.

É possível avaliar a dedicação da empresa de terceirização de processos de negócios em fornecer os serviços anunciados observando a maneira como ela conduz os negócios. Quanto maior for a sua confiança na capacidade técnica da empresa, mais transparente deverá ser a estrutura organizacional.

Também é preferível que a equipe de controle de qualidade seja composta por pessoas competentes. A essa altura, podemos dizer que o processo de negócios está altamente interessado no seu sucesso se eles cumprirem o que prometeram em seus anúncios.

Escolha uma terceirização de processos de negócios que ofereça serviços de alto nível.

Depois de se certificar de que as habilidades tecnológicas da empresa de BPO correspondem às suas, é hora de verificar como ela usa essas habilidades. Isso exige que o BPO aproveite totalmente seus recursos para prestar serviços de primeira linha a seus clientes.

Uma bandeira vermelha deve ser levantada se um BPO ostentar uma infraestrutura de última geração, mas obrigar os clientes a esperar em uma fila telefônica excessivamente longa. Prestar um serviço excepcional para os consumidores é o que se entende como sendo “de primeira qualidade”. Dado o alto nível de interação com os clientes exigido pelos BPOs de front-office, isso é de particular importância para essas empresas.

Os serviços de primeira linha da Gear Inc ajudarão você a obter um serviço de qualidade e a satisfação do cliente.  Fale conosco e conte-nos seu fluxo de trabalho em nossa consulta inicial gratuita.

4. Realização de operações

Há vários benefícios e motivos pelos quais as empresas utilizam provedores de BPO para que possam se concentrar em sua empresa principal e em seus procedimentos principais. Além da óbvia economia de custos, o BPO (Business Process Outsourcing, Terceirização de Processos de Negócios) tem as seguintes vantagens para as empresas:

Preste atenção nos resultados

O provedor de BPO que você contratar para executar seu processo deve ser capaz de manter o padrão de trabalho e o resultado que você espera dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) escolhidos.

Para isso, um software confiável de automação de processos que exiba métricas em tempo real pode ser de grande ajuda.

Como resultado, a equipe terceirizada poderá dedicar toda a sua atenção às tarefas que estão em andamento nesse processo, em vez de se distrair com as necessidades da empresa que a contratou.

Agora há mais tempo para se concentrar na estratégia de negócios

Mais recursos estarão disponíveis para planejamento estratégico e crescimento se mais processos de negócios puderem ser terceirizados e gerenciados exclusivamente por meio de software.

Utilização de métodos e maquinário de última geração.

Os especialistas garantem que esses procedimentos sempre utilizem os métodos e as ferramentas mais atualizados, tais como:

• Soluções de Omnichannel
• Tecnologia de controle de qualidade
• Tecnologia de análise e geração de relatórios
• Tecnologia de IA

Você pode saber mais sobre outras ferramentas atualizadas e fale conosco para uma consulta gratuita

Os departamentos de RH devem ter mais liberdade para se adaptar às necessidades em constante mudança

Os funcionários não precisarão lidar com diferentes processos de negócios se a empresa estiver usando o fluxo de trabalho de BPO. Isso os deixará livres para trabalhar em outras iniciativas e ajudar em outras partes do negócio.

Conclusão sobre como funciona o BPO

Um plano de terceirização de processos de negócios requer tempo e esforço, mas sua organização estará em melhor forma. Esperamos que este artigo tenha ajudado você a ter um insight sobre como o setor funciona e por que a terceirização de processos de negócios é importante.

Pronto para trabalhar com uma empresa de BPO? A Gear Inc é um fornecedor global de terceirização preparado para atender às suas necessidades de negócios. Oferecemos atendimento ao cliente, entrada de dados, moderação de conteúdo além de verificação de ID . Fale conosco agora!

Perguntas frequentes sobre como funciona o BPO

Segurança: As empresas enfrentam problemas de comunicação e privacidade ao terceirizar, principalmente quando há sistemas de informação (SI) envolvidos. Quando a empresa responsável por sua TI não está no mesmo país, especialmente em um país com normas de segurança diferentes, manter a segurança se torna mais difícil.

Com a atual popularidade dos ataques cibernéticos, as possíveis violações de privacidade de dados e a exposição de vulnerabilidades representam uma preocupação genuína. A internet, que possibilita o BPO para TI, também pode ser uma porta de entrada para os hackers.

Automação de processos robóticos (RPA): é um tipo de computação cognitiva que emprega robôs ou inteligência artificial (IA). Esses robôs utilizam uma interface de usuário da mesma forma que os humanos. Os robôs estão se tornando mais comuns devido ao aumento da eficiência de custos e à inovação.

A terceirização também pode acarretar os seguintes riscos:

• Violação de dados
• Garantia de qualidade
• Restauração das operações
• O alinhamento estratégico precisa ser mantido
• Instabilidade na política
• Avanços tecnológicos
• Especialização ao ponto em que uma necessidade específica não é mais exigida.

Os dois tipos de BPO são front-office e back-office. É chamado de serviço de BPO de front-office quando uma empresa terceiriza suas tarefas voltadas para o cliente, como responder a reclamações ou fornecer suporte técnico. Quando uma empresa de terceirização terceiriza seus processos internos, como financiamento, compras ou faturamento, o serviço é conhecido como BPO de back-office.

Flexibilidade

Sua organização poderá desfrutar de uma adaptabilidade muito maior como resultado da decisão de terceirizar serviços comerciais não essenciais. Para começar, você não precisará fazer nenhum investimento em ativos fixos e, em vez disso, poderá transformar esses custos em custos variáveis.

Além disso, ele oferece maior flexibilidade em termos de gerenciamento de seus recursos e ajuda você a se adaptar mais rapidamente às mudanças nos negócios. Custo-benefício

Pode ser mais econômico para sua empresa terceirizar determinadas funções de negócios. O investimento em ativos e custos fixos pode lhe trazer benefícios financeiros por meio da economia de custos. Você também tem a opção de redirecionar esse dinheiro para os objetivos principais da sua empresa.

Velocidade

Suas operações comerciais avançarão muito mais rapidamente depois que você contratar uma empresa de BPO. Elas oferecem um tempo de resposta rápido, o que libera mais tempo para que você se concentre nos aspectos mais importantes da administração de sua empresa. O processo geral é acelerado graças à divisão de tarefas, o que é especialmente útil em funções comerciais, como a prestação de serviços aos clientes.

“Fornecedor de BPO offshore” refere-se ao envio de trabalho para uma empresa em outro país. Por outro lado, a “terceirização onshore” descreve uma situação em que uma empresa contrata um provedor de serviços com sede no mesmo país.