Proceso de cuatro pasos para la externalización procesos de negocios: ¿Cómo funciona la BPO?

1. Proceso de mapeo en una compañía de BPO

Cuando se trata de la gestión de procesos de negocios (BPM), el mapeo de procesos de negocios es una buena herramienta para representar gráficamente etapas del proceso y describir cómo funciona un proceso de principio a fin.

Con este método, los procedimientos corporativos se diagraman para que todos los participantes puedan ver el panorama general y trabajar conjuntamente para alcanzar metas comunes. Mediante el uso de tablas, diagramas de flujo y símbolos, la asignación de procesos de negocios puede arrojar respuestas a las tres siguientes inquietudes fundamentales.

2. Modelado de flujos de trabajo

Modelado de flujos de trabajo de BPO

Los flujos de trabajo son procedimientos predeterminados que se usan para alcanzar la meta deseada. Considere la práctica de orientar a los nuevos empleados. El proceso de incorporación se puede simplificar y uniformar desarrollando un procedimiento.

La pregunta ahora es, ¿cómo poder organizar los esfuerzos de su equipo en un proceso simplificado? Como ayuda para esto, considere el uso del modelo de flujo de trabajo.

En pocas palabras, un modelo de flujo de trabajo es la ilustración esquemática de un flujo de trabajo. Ofrece un vistazo a vuelo de pájaro de todo el proceso de principio a fin, donde usted puede identificar los puntos débiles.

El equipo puede fácilmente seguir los pasos del modelo de flujo de trabajo y asegurarse de no perderse de nada. Posibilita la supervisión total de cualquier operación.

Una organización se beneficia por el desarrollo de modelos de flujos de trabajo al:

• Maximizar la eficiencia de su trabajo
• Prevenir errores
• Simplificar todo lo posible
• Gastar menos en operar el negocio.
• Aumentar la calidad de sus ofertas

3. Selección del proveedor del servicio

Para que a una empresa le vaya bien en el mercado global, necesita mantener un flujo de trabajo fluido y manejable para realizar las tareas importantes. Lo más importante en lo que hay que trabajar es hacer eficiente el uso de los recursos.

La respuesta está en asignar las tareas administrativas a un proveedor de servicios externo capaz de llevarlas a cabo correctamente. Una de las mejores cosas de contratar una BPO es que puede ayudar a una empresa a agilizar muchas tareas de oficina a la vez.

La industria de BPO es mucho mejor alternativa que crear un equipo interno para realizar todas estas tareas. No solo toma mucho tiempo, también requiere de mucho dinero. Por ese motivo, las empresas necesitan investigar antes de elegir a un proveedor de servicios externo.

He aquí cuatro consejos para considerar a una empresa de BPO:

Conocer el porcentaje de personas que recomendaría tal empresa a otros

Al buscar una compañía de BPO, se debe priorizar la experiencia previa. La calidad de su trabajo es algo que tiene que indagar también. Por fortuna, hay una forma de evaluar su rendimiento en el pasado.

La puntuación de promotores neta (NPS) mide la probabilidad de que un cliente recomiende un producto o servicio a otras personas. La puntuación de promotores neta (NPS) evalúa la capacidad de una empresa de retener y complacer a sus clientes.

Este sistema de calificación puede medir la fidelidad de los clientes. En la mayoría de los casos, esto incluye encuestar a un grupo de personas que han expresado su interés en participar.

Elija a una compañía de BPO que se pueda adaptar a usted

Tras elegir a una compañía de BPO con alto porcentaje de recomendaciones, muchas empresas se percatan de que sus plataformas alrededor del mundo no se integran fácilmente con el software que utiliza el proveedor del servicio. Si bien esta catástrofe puede evitarse fácilmente, tiene grandes consecuencias en el mundo económico.

Si usted está buscando proveedores de BPO, elija uno que pueda conectarse a su infraestructura global. Elija externalizar el departamento de TI a alguien con quien se pueda comunicar aun si no cuenta con ninguna interfaz por el momento. Las compañías de BPO le ayudarán a hacer una elección bien fundamentada y están preparadas para trabajar con usted.

Interesados en su éxito

Mientras ponerse en contacto con otros es más simple que nunca, encontrar empresas que tengan una preocupación genuina por otras personas y entidades se ha vuelto más desafiante. Los verdaderos debates se han vuelto una mercancía en el mundo de los negocios, mientras que el valor personal se convierte en una práctica comercial anticuada.

Se puede evaluar el compromiso de la empresa de externalización de procesos de negocios con la prestación de los servicios que anuncian observando la forma en que llevan a cabo sus operaciones. Cuanto más grande sea su confianza en su capacidad técnica, más transparente será su estructura organizativa.

También es preferible que su equipo de control de calidad esté conformado por personas competentes. Entonces, podemos decir que el proveedor de procesos de negocios está muy interesado en que usted tenga éxito si cumple lo que prometió en sus anuncios.

Elija una subcontratación de procesos de negocios que ofrezca servicios de primer nivel.

Tras asegurarse de que la capacidad técnica de la compañía de BPO es acorde a la suya, es momento de verificar cómo usan esas capacidades. Se necesita que la BPO aproveche íntegramente sus recursos para ofrecer un servicio de primera clase a sus clientes.

Una mala señal puede ser que la BPO cuente con una infraestructura moderna pero obligue a los clientes a esperar en una cola telefónica excesivamente larga. Brindar excelente servicio a los clientes es lo que queremos decir con primera categoría. Dado el alto grado de interacción con los clientes requerido por las BPO de atención al público, esto es de particular importancia para estas empresas.

Los servicios de primera categoría de Gear Inc le ayudarán a ofrecer servicios de calidad y aumentar la satisfacción del cliente.  Puede contactarnos y describir su flujo de trabajo en nuestra consulta inicial gratuita.

4. Realización de operaciones

Existen varios beneficios y motivos por los que las empresas utilizan a proveedores de BPO para poder concentrarse en su empresa y sus procedimientos principales. Aparte de los obvios ahorros en costos, la BPO (subcontratación de procesos de negocios) ofrece las siguientes ventajas a las empresas:

Poner atención a los resultados

El proveedor de BPO que usted contrate para llevar a cabo su proceso debe ser capaz de mantener el estándar de trabajo y resultados que espera de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que haya elegido.

Para hacer esto, puede ser de gran ayuda contar con un software de automatización de procesos confiable que muestre las mediciones en tiempo real.

Como resultado, el personal subcontratado podrá poner toda su atención en las tareas relacionadas con este proceso en lugar de distraerse con las necesidades de la empresa que los contrató.

Ahora tendrá más tiempo para centrarse en la estrategia comercial

Habrá más recursos disponibles para planificar estrategias y crecimiento si más procesos de negocios se pueden subcontratar y gestionar únicamente con software.

Emplear métodos y maquinaria de vanguardia.

Los expertos aseguran que estos procedimientos siempre utilicen los métodos y herramientas más actualizados, como:

• Soluciones omnicanales
• Tecnología de control de calidad
• Analítica y tecnología de informes
• Tecnología de IA

Aquí podrá conocer más acerca de otras herramientas actualizadas y contactarnos para una consulta gratuita

Los departamentos de RRHH deberían tener un mayor margen para adaptarse a las necesidades cambiantes

Los empleados no tienen que lidiar con distintos procesos de negocios si la empresa está utilizando BPO de flujos de trabajo. Esto los libera para trabajar en otras iniciativas y ayudar en otros ámbitos de la empresa.

Conclusión sobre cómo funciona una BPO

Un plan de subcontratación de procesos de negocios requiere de tiempo y esfuerzo, pero su empresa estará en mejores condiciones. Esperamos que este artículo la haya ayudado a obtener una visión de cómo funciona la industria y por qué es importante subcontratar procesos de negocios.

¿Se siente en condiciones para trabajar con una compañía de BPO? Gear Inc es un proveedor de subcontratación global preparado para satisfacer las necesidades de su empresa. Ofrecemos atención al cliente, entrada de datos, moderación de contenidos, y otras verificación de identidad . ¡Póngase en contacto con nosotros hoy mismo!

Preguntas frecuentes sobre cómo funciona una BPO

Seguridad: Las empresas enfrentan problemas de comunicación y privacidad cuando subcontratan, en particular si los sistemas de información (IS) están involucrados. Cuando la compañía a cargo de su TI no está en su mismo país, en especial uno con normas de seguridad diferentes, mantener la seguridad es más complicado.

Con la actual popularidad de la piratería, las probables filtraciones de privacidad de datos y exposiciones a vulnerabilidad representan una auténtica preocupación. El internet, que habilita la BPO para TI, puede ser también una invitación para la piratería.

La automatización robótica de procesos (RPA): es un tipo de computación cognitiva que emplea bots o inteligencia artificial (IA). Estos robots emplean una interfaz de usuario de la misma manera que los humanos. Los robots se están volviendo más comunes como consecuencia de la alta rentabilidad y la innovación.

La subcontratación también puede implicar los siguientes riesgos:

• Filtración de datos
• Aseguramiento de la calidad
• Restauración de operaciones
• Se debe mantener el alineamiento estratégico.
• Inestabilidad política
• Avances tecnológicos
• Especialización hasta el punto donde una necesidad específica ya no es requerida

Los dos tipos de BPO son los servicios para el cliente y los servicios administrativos. Se le conoce como BPO de servicio al cliente a la empresa que subcontrata sus actividades con los clientes, como dar respuesta a las quejas u ofrecer soporte técnico. Cuando una compañía de subcontratación subcontrata sus servicios internos, como finanzas, compras o facturación, el servicio se conoce como BPO de servicios administrativos.

Flexibilidad

Su organización podrá disfrutar de una mayor adaptabilidad como resultado de su decisión de subcontratar los servicios no esenciales de la empresa. Para comenzar, no tendrá que invertir nada en activos fijos y podrá convertir esos costos en costos variables.

Además, le brinda más flexibilidad en términos de la administración de sus recursos y le ayuda a adaptarse más rápidamente a los cambios en la empresa. Es rentable

Puede que sea más rentable para su empresa subcontratar ciertas funciones comerciales. Invertir en activos y costos fijos le puede acarrear beneficios financieros por ahorrar en costos. También tendrá la opción de reutilizar este efectivo en los propósitos fundamentales de su empresa.

Velocidad

Las operaciones de su empresa se moverán con mayor rapidez tras la llegada de una compañía de BPO. Estas ofrecen tiempos de respuesta rápidos, lo que le ahorra tiempo para usarlo en aspectos más importantes del funcionamiento de su empresa. El proceso en general se agiliza gracias a la separación de actividades, lo que es especialmente útil en funciones comerciales como brindar atención a los clientes.

Un proveedor de BPO de un país offshore significa enviar el trabajo a una compañía en otro país. Por otro lado, “subcontratar en el país propio” describe una situación en la que una corporación contrata el servicio de un proveedor que radica en el mismo país.